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Pflicht für Unternehmen: Verfahrensdokumentation

Seit Inkrafttreten der GoBD verlangen Betriebsprüfer immer häufiger eine Verfahrensdokumentation von den Steuerpflichtigen. Eine solche Dokumentation ist in Deutschland Pflicht für jedes Unternehmen, das steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahrt. Diese Verfahrensdokumentation ist von jedem Gewerbetreibenden individuell zu erstellen. Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann das Finanzamt die Buchhaltung unter Umständen verwerfen und die Steuern in gewissen Bandbreiten schätzen. Aktuell gibt es dazu ein Urteil des FG Münster (29.03.2017 - 7 K 3675/13) bei dem das Fehlen der Programmierprotokolle bei einem bargeldintensiven Betrieb einen gewichtigen formellen Mangel dargestellt hat, der Hinzuschätzungen bei Umsätzen und Gewinnen gerechtfertigt hat.

Ein Teil dieser Verfahrensdokumentation sind unter anderem die Bedienungs- und Programmieranleitung des eingesetzten Kassensystems, bzw. Kassensoftware, Programmierprotokolle (so lange nicht elektronisch im Journal erfasst) aber z. B. auch sogenannte Organisationsunterlagen aus denen hervor geht wer die Kasse nutzt und wer welche Berechtigungen hat (Stichwort „Manager Schlüssel“), oder auch wo der Einsatzort der jeweiligen Kasse ist (Ladengeschäft, Terrasse etc.). Ebenfalls sind eventuelle Defekte, bzw. Ausfälle der Kasse zu protokollieren.

Da ein Betrieb ständig Veränderungen ausgesetzt ist, reicht es nicht aus die Verfahrensdokumentation einmalig zu erstellen und dann unverändert aufzubewahren. Die Verfahrensdokumentation ist, ebenso wie ihre Anhänge und Anlagen, ständig aktuell zu halten.

Aufgrund der speziellen und hohen Anforderungen empfehlen wir jedem Kassenanwender seinen Steuerberater hinsichtlich der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation zu Rate zu ziehen.
Eine Verfahrensdokumentation wie von GoBD verlangt, kann weder der Kassenhersteller noch der Kassenhändler liefern. Das jeweilige Unternehmen muss sie selbst erstellen, bzw. jemanden damit beauftragen. Grund: Hier muss das auf sein Unternehmen zugeschnittene Arbeitsweisen für die Mitarbeiter und Fremde nachvollziehbar dokumentiert werden.
 

Hinweise: Die Firma "PROFIKASSE OHG" kann und darf mit diesen Informationen keine steuer- und / oder rechtsberatende Funktion übernehmen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater und / oder Rechtsanwalt, wenn Sie weitere rechtlich relevante Informationen benötigen. Für die Aktualität und Richtigkeit der Angaben, bzw. der Schlussfolgerungen kann keine Gewähr übernommen werden. Trotz sorgfältiger und gewissenhafter Bearbeitung aller Inhalte übernehmen wir keine Haftung für den Inhalt.
Quellen: Sharp Aktuell Nr. 08/17 - GoBD und Verfahrensdokumentation (Sharp Business Systems Deutschland GmbH) und Auskunft von AFS-Software GmbH & Co. KG auf unsere Anfrage vom 23.10.2017

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