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Zeit zu handeln: digitale Grundaufzeichnungen

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Das Bundesministerium der Finanzen hat die Anforderungen an Kassensysteme verschärft

Ab 01. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Kassensysteme eingesetzt werden, welche der GoBD* entsprechen. Diese gelten seit dem 01.01.2015. Sie fassen die GoBS** und GDPdU*** zusammen und aktualisieren diese nach den gegenwärtigen technischen Möglichkeiten. Das heißt im Einzelnen:

  • Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln und unveränderbar aufzuzeichnen.
  • Die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
  • Die Aufbewahrungsfrist aller Daten beträgt 10 Jahre.
  • Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung) ist nicht zulässig.
  • Unterlagen, wie z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind ständig vorzuhalten.
  • Informationen zur Grundprogrammierung bzw. spezifische Einstellungen
  • Protokolle über jede Veränderung der Kassenprogrammierung (z.B. Stammdaten)
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- oder Trainingsspeichern
  • Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)
  • Die Einsatzorte und –zeiten der Kasse sind zu protokollieren.
  • Zudem sollten alle ungewöhnlichen Fälle, wie z. B. ein Defekt der Registrierkasse, protokolliert werden.
  • Ausnahmeregelung für nicht nachrüstbare Geräte bis spätestens zum 31.12.2016.
  • Anpassungen für nachrüstbare Geräte sind sofort durchzuführen.

Durch die Mitwirkungspflicht muss jeder Unternehmer prüfen, ob seine Kasse den aktuellen Anforderungen gerecht wird!
Bei Missachtung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden, was in der Regel zu Schätzungen führt. Eine Schätzung wird im Zweifel höher als der vom Steuerpflichtigen selbst ermittelte Gewinn sein und damit zu höheren Steuern führen. Wurden tatsächlich Erlöse verkürzt, drohen zudem strafrechtliche Konsequenzen.

GoBD Kassencheck

In dem folgenden Auswahlmenü können Sie prüfen, ob Ihr Kassenmodell grundsätzlich GoBD-fähig**** ist.

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Unsere Empfehlung

Zögern Sie eine Umstellung nicht bis zum Schluss heraus! Sie sollten umgehend reagieren, um Ihre Kasse fristgerecht prüfungssicher zu machen.

Die gestiegene Nachfrage durch die Fiskalisierung in Österreich und Belgien hat bereits vergangenes Jahr zu Lieferschwierigkeiten und lange Wartezeiten geführt. Nun kommt die finale Umstellungsphase in Deutschland hinzu. Bitte planen Sie erheblich längere Lieferzeiten ein, als üblich.

Zahlreiche Fehlinformationen

Immer wieder wird die digitale Aufzeichnungspflicht (GDPdU / GoBD) in Frage gestellt. Fehlinformationen aus dem Internet, oder von Beratern und Branchenverbänden führen zu Unsicherheiten. Es gibt derzeit keinen begründetet Zweifel an der weiteren Umsetzung. Nachlässigkeiten können zu einem unkalkulierbaren Risiko werden. Einige Kassenhersteller werben außerdem mit einem Zertifikat. Durch eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme ist eine Zertifizierung laut BMF nicht möglich. Es gibt sog. „Zertifizierungen“ von privaten Anbietern, die aber keine rechtliche Bindung haben

Die Zukunft

Die Bundesregierung arbeitet an der Umsetzung weiterer Maßnahmen. Das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen" wurde verabschiedet. Die Bundesregierung plant das neue Gesetz ab 01.01.2020 bei dem elektronische Registrierkassen mittels gesicherter Protokollierung der Buchungen gegen Manipulationen geschützt werden und mit einem zertifizierten Sicherheitsmodul ausgestattet sein müssen.

Es sieht vor, dass elektronische Aufzeichnungssysteme - beispielsweise Registrierkassen - künftig zusätzlich mit einer "zertifizierten Sicherung" ausgestattet werden. Die Bundesregierung plant also einen weiteren Manipulationsschutz, mittels zertifizierter Kryptografie, welche zurzeit von dem beteiligten BMI unter Zusammenarbeit mit den Kassenherstellern entwickelt wird. Es wird sich dabei voraussichtlich um eine technologieoffene Lösung handeln, bei welcher kein bestimmtes System (wie z. B. Insika) vorgegeben ist.

Die genauen Anforderungen/ Spezifikationen dazu stehen noch nicht fest, daher gibt es aktuell kein elektronisches Kassensystem das den neuen Anforderungen entspricht.

Zuerst werden - hier gibt es keine Änderung - die GoBD* umgesetzt. Als Nächstes ist der verpflichtende Einsatz der "zertifizierte Sicherung" für den 01.01.2020 geplant.

Weiterhin ist es laut Auskunft des BMF geplant, eine Übergangsregelung für die ab dem 01.01.2017 vorgeschriebenen GoBD Kassen einzuführen. Nach Informationen des BMF wird diese Übergangsfrist für die Nutzung GoBD-konformer Kassensysteme am 31.12.2022 enden. Solche Kassen dürfen weiterbenutzt werden, wenn sie den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 entsprichen, bauartbedingt jedoch nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar sind. Damit besteht ein gewisser Investitionsschutz bzw. Rechtssicherheit für bereits getätigte und noch anstehende Kasseninvestitionen.

Eine Kassenpflicht, bzw. Belegpflicht (wie z.B. in Österreich) ist in dem Gesetzesentwurf nicht vorgesehen.

 

 

Anmerkungen / Erläuterungen:

* GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben vom 14. November 2014). Die neuen GoBD fassen die bisherigen GoBS, sowie die GDPdU zusammen und aktualisieren diese, nach den gegenwärtigen technischen Möglichkeiten.

** GoBS - Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (BMF-Schreiben vom 7. November 1995). Verwaltungsrichtlinien zur Archivierung aller geschäftlichen Aktivitäten. Die Behandlung von aufbewahrungspflichtigen Daten und Belegen in elektronischen Buchführungssystemen wird hier ebenso geregelt, wie Vorgaben zum ordnungsmäßigen Betrieb von Datenverarbeitungssystemen.

*** GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (BMF-Schreiben vom 26. Oktober 2010). Vorschriften zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählen erfassten Geschäftsvorfälle. Zur Vereinfachung hilft die folgende Gedankenstütze: Gib Dem Prüfer Deine Unterlagen.

**** GoBD-fähig - Die meisten Systeme sind ab Werk nur vorbereitet. Sie müssen meist noch entsprechend konfiguriert und / oder mit entsprechender Hard-, bzw. Software ausgestattet werden, damit sie auch tatsächlich den Anforderungen des Bundesministeriums der Finanzen entsprechen. Wenden Sie sich an den Kassenfachhandel, um Ihr Gerät richtig konfigurieren zu lassen.

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